Isikuandmete töötlemine

13.04.16


Teave dokumentides sisalduvate isikuandmete töötlemise kohta Lääne maavalitsuses

1.Üldine teave

1.1 Töö käigus koguneb maavalitsusele erinevaid isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet.
 Sellist teavet koguneb, kui
-         saadate meile selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude;
-         olete mõne menetluse osapooleks;
-         kandideerite meile tööle;
-         soovite oma andmetega tutvuda;
-         külastate maavalitsuse veebilehte või osalete küsitlustes.
Isikuandmetele juurdepääsu on seadus kitsendanud, seetõttu püüame sisemise töökorraldusega tagada, et neile materjalidele, mis sisaldavad isikuandmeid, ei ole igaühel juurdepääsu.
Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist need selgitused ei puuduta. Samuti ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel võrgulehtedel, millele meie võrgulehel viidatakse.


1.2  Isikuandmeteks loetakse kõiki andmeid füüsilise isiku kohta, mis väljendavad isiku füüsilisi, psüühilisi, füsioloogilisi, majanduslikke, kultuurilisi või sotsiaalseid omadusi, suhteid ja kuuluvust. Seega tuleb isikuandmetena käsitleda kõiki andmeid, mis kasvõi kaudseltki on füüsilise isikuga seostatavad. Seaduse järgi jagunevad isikuandmed "tavalisteks" ja delikaatseteks isikuandmeteks.


1.3 Delikaatsed isikuandmed on seaduse kohaselt andmed, mis kirjeldavad isiku
 usulisi, poliitilisi ja maailmavaatelisi veendumusi, etnilist ja rassilist kuuluvust, terviseseisundit, puuet, pärilikkust, ametiühingu liikmelisust ja seksuaalelu. Samuti loetakse delikaatseks kriminaalmenetluses või muus õiguserikkumise väljaselgitamise menetluses kogutavat teavet enne avalikku kohtuistungit või otsuse langetamist õiguserikkumise asjas või juhul, kui see on vajalik kõlbluse või inimeste perekonna- ja eraelu kaitseks või kui seda nõuavad alaealise, kannatanu, tunnistaja või õigusemõistmise huvid. Delikaatsed isikuandmed on ka biomeetrilised andmed (eelkõigesõrmejälje-, peopesajälje-ja silmaiirisekujutis ning geeniandmed).
Ülejäänud isikuandmeid võib tinglikult nimetata "tavalisteks" isikuandmeteks (näiteks nimi, isikukood,  jne).


1.4 Isikuandmeid töötlejad liigitatakse vastutavaks töötlejaks ja volitatud töötlejaks.
Isikuandmete vastutava töötleja näol tegemist andmekogu (näiteks, meie maavalitsuse dokumendiregister) omanikuga.  Vastutav töötleja otsustab isikuandmete töötlemise eesmärgid, töödeldavate isikuandmete koosseisu, töötlemise korra ja viisi ja isikuandmete kolmandatele isikutele üleandmise lubamise.
Isikuandmete volitatud töötleja näol on tegemist seaduse või muu õigusakti alusel vastutava töötleja andmekogus andmete töötlemisega (näiteks, meie ametnike toimingud rahvastikuregistris, pereregistris, kinnistusraamatus, äriregistris, riigivararegistris, karistusregistris jne)


1.5 Töötlemine on  andmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamisn, muutmine, juurdepääsu võimaldamine, päringute teostamine, väljavõtete tegemine, kasutamine, edastaminne, ristkasutamine, ühendamine, üleandmine, sulgemine, kustutamine või hävitamine. (Näiteks, kui te olete maavalitsusele saatnud märgukirja ja sekretär seda registreerib, on see iskuandmete töötlemine).

2. Menetlusest ja teabele juurdepääsu piiramisest


2.1 Teie selgitustaotlusele, märgukirjale, teabenõudele vastamine
Teie isikuandmeid kasutame Teile vastamiseks. Kui peame Teile vastamiseks kelleltki teiselt järelepärimisi tegema, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalselt, hädavajalikus mahus.
Kui olete saatnud meile selgitustaotluse/märgukirja/teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teatame kindlasti ka Teile. Teiega peetud kirjavahetust võime kasutada ka asutuse-siseselt.
Kirjavahetuse andmestik on avaliku teabe seaduse kohaselt nähtav  meie internetipõhises dokumendiregistris Delta. Sealt on näha kirja saatja ja pöördumise fakt ning kirja liik – selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue. Dokumendiregistri avalikus osas ei märgita isikuandmeid sisaldava kirja täispealkirja ega valdkonda, vaid üksnes „Avaldus" või „Teabenõue" ning saatja nimi.
Eraisikutega peetav kirjavahetus on üldise juurdepääsupiiranguga (sarjapiiranguga). Kui soovitakse Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitatakse teabenõue, siis sarjapiirang tähendab, et teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti katab maavalitsus kinni Teie isiklikud kontaktandmed nagu e-posti aadress või telefoninumber (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.
Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohus).
Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.
 
2.2 Kaebuse menetlemine
Teie isikuandmeid kasutame asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldame kaebuse esitaja isikuandmeid üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.
Kui olete saatnud meile kaebuse, mille läbivaatamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teatame kindlasti ka Teile.
Menetlusdokumentide osapooltele kättetoimetamine toimub:
•    e-posti teel (reeglina me e-kirju ei krüpteeri),
•    posti teel liht- või tähitud kirjana (postirisk on postiteenuse osutajal ning kirja saajal);
Maavalitsus kasutab kättetoimetamisel aadressandmeid, mida menetlusosaline on ise meile avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.
Kaebuste andmestik on seaduse kohaselt nähtav maavalitsuse internetipõhises dokumendiregistris Delta.  Sealt on näha kirja saatja ja pöördumise fakt ning kirja liik – kaebus . Dokumendiregistri avalikus osas ei märgita delikaatseid andmeid sisaldava dokumendi täispealkirja ega valdkonda, vaid üksnes „Kaebus"  ning saatja nimi
Kaebused ja sellealane kirjavahetus on üldise juurdepääsupiiranguga (sarjapiiranguga). Kui keegi tahab Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis sarjapiirang tähendab, et teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti katame kinni Teie isiklikud kontaktandmed nagu e-posti aadress või telefoninumber (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.
 Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otse seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja või kohus).
Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitatakse 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.
Kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, jätame endale õiguse anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi.


 2.3 Väärteomenetlused
Väärteomenetluse läbiviimist reguleerib Väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga.
 Väärteoteate esitaja andmed avaldame teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust.
 Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.
 Maavalitsus on liitunud e-toimiku infosüsteemiga. Kasutame seda väärteomenetluste läbiviimiseks, sh andmevahetuseks teiste asutustega (nt karistusandmete edastamisel karistusregistrile ja kohtutäiturile). E-toimiku infosüsteemi saab siseneda üksnes ID-kaardiga sisse logides. Juurdepääsuõigus on üksnes pädevatel ametiisikutel. Samuti saab menetlusosaline ise vaadata enda menetlusandmeid ning esitada ja saada kätte menetlusdokumente.
 Maavalitsuse dokumendiregistris tähistatakse väärteomenetluste asjus eraisikutega peetava kirjavahetuse osas dokumendi saaja või saatja üksnes initsiaalidega, mitte nimega. Sellisel dokumentatsioonil on sarjapiirang – teabenõude esitamisel vaatame üle, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult väljastada. Kindlasti katame kinni Teie isiklikud kontaktandmed nagu e-posti aadress või telefoninumber (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse  §-s 35.
 Väärteootsuseid oma veebilehel ei avalda. Jõustunud väärteootsuseid võib küsida teabenõude esitamisega. Ka jõustunud väärteootsusel võib olla juurdepääsupiiranguid. Avalik on väärteo korras karistatu nimi ja isikukood, teiste isikute andmeid ei avalikustata.
 Seadus lubab meil väärteomenetlustega seotud asjaolusid avalikustada üksnes erandlikel juhtudel – alused on väärteomenetluse seadustiku §-s 62. Jätame maavalitsusele õiguse, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi.
 Jõustunud väärteootsused registreeritakse ka karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud. Andmeid  saab küsida karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras.


2.4 Veebilehe külastamine, küsitlustel osalemine
Kui te üksnes külastate maavalitsuse veebilehte, piirduvad Teie kohta kogutavad ja säilitatavad andmed
-         Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP aadressiga);
-         Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nime ja aadressiga;
-         Külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).
Me ei seo IP aadresse isikut tuvastava teabega ning avaldame neid üksnes isikustamata kujul. Kogume ja säilitame andmeid, millist osa võrgulehelt külastate ja kaua seal peatute. Neid andmeid kasutame külastusstatistika koostamiseks, et selle põhjal võrgukeskkonda arendada ja muuta see külastajasõbralikumaks.


2.5 Maavalitsusse tööle kandideerimine
Teenistuja valimisel:
-         lähtume kandidaadi enda avaldatud teabest ning avalikest allikatest;
-         eeldame, et kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega võime suhelda;
-         kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid me tema kohta oleme kogunud;
-         kandidaadil on õigus meie kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi-vastuväiteid;
-         teiste kandidaatide andmeid ei avaldata;
-         mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid säilitame vaidlustamistähtaja jooksul (1 aasta);
                -         kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh  pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel


2.6 Õigus tutvuda enda andmetega
Teil on õigus tutvuda andmetega, mida maavalitsus on Teie kohta kogunud. Võimaluse korral väljastame andmed Teie soovitud moel viie tööpäeva jooksul alates taotluse saamisest. Isikuandmeid väljastades peame olema veendunud Teie isikusamasuses. Seetõttu tuleb taotlus esitada omakäeliselt kirjutatuna või digitaalselt allkirjastatuna.
Kui teie andmed on ebatäpsed, on teil õigus nõuda andmete parandamist, sulgemist (andmete kasutamise/töötlemise peatamist) kuni paranduste tegemiseni või kustutamist.